为按满足实施“高等学校创新能力提升计划”的需要，促进建筑节能材料河南省协同创新中心（以下简称中心）的国际科技合作与交流活动，规范中心的科技外事管理，根据国家有关政策和上级部门有关文件精神，并结合中心的实际，制定本规定：
一、出访项目
1.凡因工作需要，申请出国、赴港、澳、台访问的，应是中心在职人员或返聘科技人员。
2.申请出国、赴港、澳、台项目，一般应由国外或其他渠道（如科技部、基金委、省教育厅、科技厅等）提供全部或部分资助。对如下出国费用由课题全部支付的，经中心批准后上报学校审批：
（1）中心主持的国家重大（点）科技项目或省级以上创新、重要方向项目的负责人或青年学术骨干。
（2）课题计划中已有明确的经费安排用作国际合作与交流的。
（3）建筑节能材料及新能源领域较高层次的国际会议或有关光伏研究的专题学术会议，中心无人获资助参加的。
（4）两年来未参与出国交流的40岁以下的创新平台青年学术骨干，有论文被重要国际会议接收作会议发言交流的。
3.凡因工作需要出国、赴港、澳、台访问的，应向科学技术处提交有所在部门负责人或学科组长签字的《出国（境）申请书》。根据规定，男性超过60岁，女性超过55岁均需要附上其在职或返聘证明，65岁以上人员须提交市级医院开具的“健康证明”，70岁以上人员出访需有专人陪同。
4.凡申请出国、赴港出席会议或一般性访问的人员，应在预期出访前2个月提出书面申请。并附上对方正式邀请函。经（学校）批准的项目，在收到出国任务批件、办理政审手续后再申办护照和外国签证（或通行证）等手续。
5.因合作研究、任教以及高级劳务名义应聘工作赴港的事项，获学校批准后，可让香港雇主代其向香港入境事务处提出申请入境。待申请获批准后，当事人凭香港入境事务处签发的进入许可文件到内地户口所在地公安机关申办因私赴港手续。
6.根据规定一般不参加在台湾举办的国际会议。申请赴台人员须在预期出访前3 - 4个月提出申请，待接到省备案立项通知后才能答复对方是否接受其邀请。
7.根据上级规定，无特殊情况的一般不允许途经香港出国。因公出国人员不得擅自延长在境外的停留时间。
8.国外、港澳台出访期间确实需要延长其访问时间的科技人员，必须在原访问时间结束前1个月向中心有关部门提出书面申请，并附上对方继续邀请的有关材料。经中心申报获学校批复后方可执行。
9.出国人员不得擅自变更既定的出访国别、行程及出国时间。
10.批准因公出国、赴港、澳、台执行各项活动的人员，必须在回国之日后15天内交回护照（通行证）并按要求认真填写总结及核销外汇。“出国工作访问总结”应突出主要业务上的收获和体会，“参加国际会议及国际组织活动总结”必须附上国际会议及活动证明材料（包括会议议程安排、活动日程安排等）。
11.国际（地区）合作与交流长期出国（境）人员管理细则见信阳师范学院相关文件。
二、来访项目
1.凡邀请台湾地区学者来大陆进行一般性学术交流活动，包括参加会议、签订合作研究、技贸协议和意向书等，均需事先向中心和学校科学技术处提出书面申请，经主管学校领导批准并备案。
2.学校级以上项目邀请外国学者来华进行学术活动，须事先向科学技术处提出书面申请，填写《外宾来访登记表》内容包括来访目的和时间、交流内容、接待经费开支等情况，由该处为外宾办理“被授权单位签证通知表”。
3.凡需在中心工作区范围内临时接待（顺访项目）港澳台及其外籍人士来访，事前必须向外事主管备案。否则不予办理领取支票和报销手续。
4.外国记者等传媒机构或驻我国国外使馆要求来中心采访或访问，应事先通过外事主管向有关部门申报，未经批准不得自行接待。
5.各接待部门在接待学校级项目结束后15天内写出总结交外事主管上报上级部门。
三、费用报销
凡需要在本中心报销来、出访经费的科技人员， 应严格执行财政部及河南省财政厅有关出国人员费用开支标准和管理办法。
(一)出访费用
1.出访人员要选择最合理的国际路线。凡有中国民航航班达到的，应按规定乘民航班机的经济舱并尽可能购买往返机票。机票报销凭“购买机票专用收据”及机票作为报销凭证，按专用收据款额实报实销。
2.公费出访人员在国外的开支情况必须在回国后一个月内办理报销手续。出国期限按离、抵我国国境之日计算。除伙食费、公杂费实行包干以外，其他费用均凭原始单据在财政厅标准内报销。擅自在国外停留期间的生活费不能报销。出国人员在国外获得资助低于国家预算标准的可由本人课题费补足。
(二)来访费用
1.外宾在华期间的医药、邮电通讯、洗衣理发等费用，均由外宾自理。陪同外宾来华的家属一般费用自理。外宾在华的伙食费如实行包干，每天可掌握在八十至一百三十元之间，报销时要附外宾签署的收据。
2.外宾访华期间，应本着从简、节约的原则，一般在一地只能由主接待单位宴请一次，其他单位不再另行宴请。宴请时我方参加人数，外宾五人以内，中外总人数不超过2人，外宾五人以上，中外人数在1：2以内安排。如确属特殊情况，需增加我方人数，应由主管外事的领导批准。
3.外宾在中心内活动时，必须在外用餐的，标准不得超过130元/人。陪同人员控制在2人以内。
4.外宾如实行伙食包干，除宴请外，应以外宾单独就餐为主。必要时安排工作餐，标准不得超过130元/人（包括酒水），陪同人员也在2人以内。
三、对外合作及参加国际组织
1.在我国内由境外人士参加的涉外科学研究活动，必须在研究计划预定开始日期6个月前，经科研计划处审核后，向上级主管部门提出书面申请，并按规定提交科学计划和其他有关说明材料。
2.承担科技部、国家基金委等院外的省（部）级以上的国际合作交流项目按项目委托单位的有关管理办法执行。
3.凡与国外单位签订协议、备忘录等，事先必须由有关职能部门和中心主任办公会议审定批准，签订后上报院备案，涉及到联合国系统或其他大型国际组织机构的项目必须由省教育厅审批。签订国际合作协议必须注意知识产权和样品的保护，确保我方利益不受侵害。
4.凡涉及到与台湾地区科研单位等机构签订协议、备忘录，需要事先报省教育厅审批。
5.凡新参加国际组织或在国际组织中任职必须提交申请报告由学校领导审批，再报教育厅备案或审批。
四、对外通讯联系、资料交换及样品出境
1.在与国外、港澳台无论以何通讯方式联系和邀请往来等必须遵守学校相关保密规定，保守国家秘密、维护祖国的尊严和荣誉。
2.凡属于所在单位工作需要的通讯，内容涉及到未发表的论文稿、资料等信函，应经有关部门批准方可以办理。向国外、港澳台以邮寄、传真等形式发送未发表论文稿件，应办理保密审查。邮寄以上信函应开封送外事主管办理手续。
3.凡以电子邮件形式向国外提供未发表论文稿等材料，预先应到外事主管办理手续。对未办理上述手续的人员一律不受理其参加国际会议的出国申请书。
4按规定不得与未建交或存在着敏感问题的国家建立资料交换关系。凡对方主动寄来的书刊可收下但不回复。
5因合作研究需要携带或邮寄样品出境，必须按规定提前办理有关手续。
本规定自公布之日起试行， 由科研计划处负责解释。
